Vad krävs för ett framgångsrikt förändringsarbete?

8 maj 2020 Av NCP AB

Ett framgångsrikt förändringsarbete bygger inte bara på att ledningsgruppen är överens, att hotet är tydligt eller att ”alla” inser att vi måste göra något. Vi måste skapa ett engagemang för det vi vill göra. Detta engagemang skapar vi inte genom att bara skicka ut bra information eller att tala med varandra. Det krävs mer för att så många som möjligt ska bli engagerade och att de även ska fortsätta vara engagerade under hela förändringsprocessen.
Dr. John Paul Kotter skrev boken ”Leading change” där han definierade åtta steg för förändring. Kotter baserar sina slutsatser på 40 års forskning om framgångsfaktorer.

Kotters åtta steg till förändring

Steg 1. Gör det angeläget – det är bråttom - det är nödvändigt

Det som inte känns angeläget kommer aldrig att ske. Om du inte kan göra det angeläget för de som ska genomföra förändringen kommer du ha en rejäl uppförsbacke.

Hastighet är en mycket viktig del av förändringsarbetet. Alla förändringar är som en supertanker. Om man vill gira med en supertanker krävs det fart, annars händer ingenting. Samma gäller förändringsarbetet, högt tempo skapar bra förutsättningar för genomförandet.

Skapa en känsla av att nu händer det! Få med medarbetarna, få dom att känna att de är med i matchen och att de är medskapande.

Steg 2. Skapa en stark trupp av ambassadörer – med förändringskompetens

Om förändringsprojektet är stort kan du som förändringsledare inte göra allt själv, du måste ta hjälp. Försök att, så snart som möjligt, skapa ambassadörer för det förändringsarbete du ska genomföra. Dela upp arbetet i tydliga delar, fördela och delegera till kompetenta personer som har både makt och inflytande. Jobba nära dessa så att de känner att de kan vara med och skapa skillnad.

De måste nå ut inom hela organisationen.

Steg 3. Utveckla en vettig och begriplig vision och en sund strategi

Kom ihåg att den absolut fiffigaste plan du skapat inte är värd papperet den är skriven på om de som ska göra jobbet inte förstår. Var tydlig med vad målet är. Vägen dit kan förändras under pågående resa men målet måste vara tydligt. Var tydlig med vad som måste förändras men även vad som INTE ska förändras.

Steg 4. Visionen måste delas

Utveckla en kommunikationsplan där du tidigt sätter grunden för när du ska kommunicera vad. Kommunicera och åter kommunicera. Det är endast genom att många förstår som många kan agera för att göra en vision till verklighet. Ett bra sätt att göra detta är att skapa metaforer som är tydliga och därigenom skapa en plattform som man diskutera utifrån.

Det är endast genom en förståelse av vart man är på väg, och varför, man är beredd till uppoffringar.

Steg 5. Möjliggör initiativ och skapa handlingskraft

Personer som känner sig utsatta av förändringsarbetet kommer inte ta så många egna initiativ för att skapa positiv skillnad. Som ledare måste du ge ledare och medarbetare egenmakt att förändra. Detta sker främst genom att tydligt förklara deras roll i det förändringsarbete som genomförs samt deras roll när förändringarna är genomförda.

Har man inte egenmakt kan man inte förändra. Du måste troligen genomföra förändringar för att skapa högre grad av egenmakt. Även om detta inte var en del i ditt förändringsprojekt initialt kan det ändock vara nödvändigt.

Steg 6. Se till att skapa delsegrar

Om ditt förändringsprojekt sträcker sig långt i tiden är det viktigt att du delar upp det i olika delar, med tydliga mål. Om projektet ska verka över sommaren, t ex under ledighetsperiod, skapa då delprojekt som går fram till och med uppehåll, annars får du starta om igen efter uppehållet.

Att fira att man har nått ett mål genererar positiv energi i organisationen och är också ett bra tillfälle för att skapa kraft för kommande utmaningar. Det är sällan ett förändringsprojekt är en vandring i parken. Det är många gånger mer att likna vid en utmanande vandring i bergen, tufft men tillfredsställande när man väl är framme.

Steg 7. Befäst framgångar mät och följ upp

Vi som har arbetat med förändringsarbete vet att det tar tid, ofta längre tid än man önskat. Att vi har firat delsegrar innebär dock inte att vi kan slappna av. För att upprätthålla vårt ”förändringsmomentum” kan vi säkerställa genom att mäta de insatser vi utför och följa upp dessa regelbundet. Precis som alla andra projekt, som vi alla säkert har varit med om, följer vi upp hur det går och rapporterar detta strukturerat. Om vi på ett strukturerat sätt rapporterar progress, men även tillkortakommanden på ett transparant sätt, kommer de som omfattas av förändringen mer vara en del av förändringen än offer för densamma. Genom att kommunicera på ett strukturerat sätt skapar vi möjligheter att ge alla insikter om hur det går och vilka eventuella ändringar som måste utföras och varför.

Våga vårda framsteg och acceptera inte avvikelser. Hantera dem istället.

Steg 8. Förankra förändringen i organisationens kultur – Nya normer ska vara en del av strukturen

Att genomföra en stor förändring utan att förankra dess fortsatta liv är som att spänna ett gummiband och sedan släppa det, det slår tillbaka.

När du har genomfört förändringarna som du planerat är det ofta inte tekniska förändringar som är i det första rummet. Det är som vi har talat om tidigare, det är nya beteenden som vi vill ska vara förankrade och implementerade. Nya beteenden kommer från förändrade attityder och nya normer måste rota sig i nya rutiner och nya värderingar.

Våga inse att vi nu gör annorlunda, så här gör vi nu. Skapa tydlighet om vad som har förändrats och vad som förväntas av var och en. Det är oerhört lätt att falla tillbaka till gammalt beteende, betänka att de förändringar ni har genomfört inte kommer att rota sig direkt, ni måste träna.

Mer av Kotter

Naturligtvis är mycket av det som Kotter anger grunden för signifikativt med dagens förändringsledarskap. Men det finns mer att lära och man måste alltid anpassa sin plan utifrån den verklighet man befinner sig i.

Jag har genomfört ett stort antal förändringsprojekt, både som chef/VD, men även som projektledare/konsult. Jag har utfört en hel del framgångsrika förändringsprojekt och även en hel del misstag har skett genom åren. Jag har många gånger försökt att förstå varför det gick fel och jag har även analyserat varför det gick bra. Varför det gick dåligt stämmer väl med föregående artikel, som i mångt och mycket stämmer med mina egna erfarenheter.

Att bli en kompetent förändringsledare kräver mer än att läsa en artikel eller till och med läsa en bok. Det handlar om att träna/öva, och utifrån det, utvärdera hur det gick.

Med utgångspunkt från mina egna erfarenheter har jag byggt förändringsledarskapets ”tio grundregler”. Det är relativt enkla regler som jag själv använder för ett sätt att säkerställa att förändringsarbetet blir som det är tänkt. Om man följer mina tio grundregler ökar möjligheten till ett framgångsrikt förändringsarbete. Men som alltid, det finns mer att tänka på.

Förändringsledarskapets tio grundregler

1. Sätt upp ett mål och håll fast vid det

Det är inte helt ovanligt att det mål som man har satt upp och kommunicerat förändras eller blir otydligt ganska tidigt i processen, oftast i samband med massiv kritik från de som ska vara delaktiga i förändringen. Mitt råd är att våga hålla fast i det mål som ni har satt upp. Om det visar sig vara helt fel, slå stopp, utvärdera, analysera och återkom med nya direktiv. Observera att man alltid kan göra fel, saker och ting kan förändra sig. Om du vågar vara tydlig och transparent kommer de flesta att köpa nya planer.

2. Dela upp vägen till målet i flera tydliga delmål. Ingen kan fokusera längre än till sommaren/julen

Som Kotters steg 6, om möjligt dela upp förändringsprojektet i flera tydliga steg. Det underlättar att indela projektet i flera delprojekt där du kan följa upp och utvärdera varje delmål och resultatet av det ni har genomfört.  Målen ska vara tydliga och enkla att förstå. Komplicerade och avancerade mål är enklare att ifrågasätta. Använd gärna SMARTA mål, (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt).

3. Skapa ett starkt förändringsteam

Om det inte är ett mycket litet och eller kortvarigt projekt, säkerställ att du har ett starkt förändringsteam med dig (se Kotter steg 2). Genom att skapa ett starkt förändringsteam ökar du chanserna att lyckas väsentligt. Du kan inte vara överallt, du måste ha någon eller några att bolla tankar och idéer med. I stora och komplexa förändringsprojekt är det mycket svårt att över en längre period ha full kontroll över vad som händer och vad mer som ska hända, inklusive uppföljning. Våga delegera.

4. Kommunicera mer än analysera/planera

Vi har ibland en förkärlek till att arbeta igenom strategier, taktik och processer. Vi tenderar ibland till att överanalysera olika steg och delar i ett förändringsprojekt. Betänk att så fort ledningsgruppen sätter sig ned och börjar planera kommer många andra snart förstå att ni förbereder något och rykten kommer att börja florera i er organisation. Gör en klar analys. Bygg en plan och fokusera inte för mycket på detaljer. Våga starta tidigt, allt behöver inte vara klart. Fokusera på vad som ska göras, ”hur” löser sig själv. Jag har själv arbetat fram en modell där jag har fokuserat på ”För Vem Gör vi Vad och Varför”, när jag kan besvara dessa frågor, kör…

5. Använd metaforer

Att använda metaforer är ofta en bra modell när man vill kommunicera någonting som är komplext och kanske svårt att ta till sig. Jag själv brukar ofta använda olika former av resemetaforer då dessa enkelt kan delas in i olika faser/stationer som enkelt kan symbolisera delmål.

I ett stort förändringsprojekt, som jag tillsammans med några andra mycket kompetenta personer genomförde, använde vi en flygmetafor. Vi skulle flyga med en jumbojet från Arlanda till New York men på grund av tidigare bristfälligt underhåll var vi tvungna att byta alla motorer. Man byter en i taget och varje motorbyte representerade ett antal delmål som då skulle vara klara. Alla kunde följa vår resa och vi kommunicerade alltid var vi var och hur långt det var till nästa motorbyte. Alla var i samma plan oavsett om man satt i Luleå eller Malmö. Projektet gick mycket bra och vi hade förmånen att ha ett starkt förändringsteam som drev förändringen framåt.

6. Visionen är viktigast

Utan en tydlig och kommunicerbar vision är det svårt att bedriva förändringsarbete, förändring innebär att vi förflyttar oss från en position till en annan. Om vi inte är överens om vart vi startar ifrån, och ej heller vart vi ska, kommer det att vara mycket svårt att motivera många att genomföra en förflyttning överhuvudtaget.

7. Involvera alla skapa delaktighet

I allt förändringsarbete gäller, ensam är inte stark. De flesta förändringsprojekt kräver ett starkt ledarskap men detta innebär inte att det är ”His Masters Voice” som gäller. Utan delaktighet och engagemang kommer inte mycket att hända. Och om det händer så är det troligen kortsiktigt. Ett tydligt och inkluderande ledarskap är grunden för att lyckas.

8. Gör det som syns mest först

Vi, ledare och ledning, har en förmåga att vara mer fokuserade på det som är viktigt mer än det som syns. Det är mer än en gång som jag har varit med i projekt där första åtgärd har varit att göra förändringar i IT-infrastruktur. Viktigt, men få som märkte något. Risken med att inte starta med ”buller och bång” är att alla inte ens märker att resan har startat utan står kvar på perrongen och väntar på ett tåg som redan har gått.

Det är viktigt att snabbt få upp farten, känslan av att nu händer det…om ni gör detta kommer energinivån att gå upp vilket i sig skapar ett engagemang. Det är alltid enklare att bemöta det som sägs än tyst kritik.

9. Uppföljning är Gud

Innan du startar din förändringsresa, säkerställ att du har en god och adekvat uppföljningsmodell på plats. Det är inte mängden punkter du mäter, det är vad du mäter och att du mäter samma punkter varje gång, så  att du kan utvärdera om det går framåt och eller bakåt. Viktigt är också att det du mäter ska många förstå och acceptera. Om man inte förstår vad och eller varför man mäter som man gör kommer ingen till slut tro på dina progressrapporter.

10. Var närvarande bland medarbetare

Förändringsledning via e-mail fungerar inte alls. Ledarskap under ett förändringsprojekt kräver närvaro på alla plan, personligt och övergripande. Som förändringsledare måste du kunna se och förstå både enskilda medarbetares frågor som strukturella utmaningar där komplexiteten är hög. Du måste vara beredd på att snabbt gå ut i organisationen och klargöra saker och ting. Vissa saker kan inte vänta, det måste ske nu! Som förändringsledare måste du kunna hantera att ta en boll på volley.

Sammanfattning

Det finns än fler bra råd och dåd avseende förändringsledningens alla delar. Jag har in mina artiklar utgått från mina egna erfarenheter där jag har haft förmånen att genomföra mycket stora förändringsprojekt som operativt ansvarig men även där jag som konsult har stött företag och organisationer i deras förändringsarbete.

Man kan göra förändringsarbetet mycket akademisk men min egen uppfattning är att man inte bör krångla till det för mycket. Försök att förenkla så mycket du kan.

Mina tre viktigaste punkter

1. Vision
   Utan en tydlig vision om vad ni vill kommer det inte att lyckas. Visionen är det tydliga mål vi strävar mot, målbild. Om den inte är förståelig kommer ni inte att lyckas, oavsett hur fiffig den är.
   
2. Ledarskap
   Förändring sker inte av sig själv. Den drivs av någon eller några som agerar förändringsledare. Det är deras förmåga att engagera och driva som avgör om vision och mål nås.
   
3. Uppföljning
   Uppföljning är modern till all förändring. Det är uppföljningen som visar om man gör rätt. Bra uppföljningsmodell skapar även en bra plattform för kommunikation kring förändringsprojektet, vi talar om fakta.

I nästa artikel, som är den sista kring förändring, kommer jag att försöka beskriva hur och när man bör ta externt stöd i en förändringsprocess.

Väl mött!