Kravhantering

Krav – från behov till effekt

Arbetar ni med kravhantering i er organisation?
”Jajamensan”, svarar några.
”Njae”, svarar några andra.
”Vad för något?”… svarar ytterligare några.

Kravhantering är ett mycket vitt begrepp och det finns nästan lika många sätt att angripa denna företeelse som det finns organisationer. Krav har vi alla ställt, både i arbetslivet och privat, men är vi alltid så medvetna om vilka krav vi ställer, och framför allt varför?

Krav eller behov – nyttobaserad utveckling

Som kravhanterare behöver man ibland analysera och skilja på ”vad beställaren vill ha”, ”hur beställaren vill ha det” eller ”vad beställaren vill uppnå”. Skillnaden kan vara hårfin, men den kan även vara så stor att den leder till felaktiga beslut, satsningar och investeringar. Låt oss göra en tolkning av vad dessa olika frågeformuleringar kan få för konsekvenser:

1. ”Vad vill du ha?” – Att fråga en beställare/slutanvändare vad de vill ha kan leda till att denne försöker vara kreativt lösningsorienterad, d v s beskriva lösningen som de vill ha levererad på ett mycket konkret sätt. Det gör att den som ska leverera blir passivare i sin kreativitet och inte analyserar lösningens konsekvenser på ett tillräckligt sätt.
2. ”Hur vill du ha det?” – Denna fråga är i viss mån något mindre passiv från leverantörens sida, eftersom den antyder att man bryr sig om hur beställaren/slutanvändaren vill uppleva den lösning som ska levereras, d v s en slags nivå för acceptans. Frågan indikerar dock fortfarande ett svar som är lösningsorienterat.
3. ”Vad vill du uppnå?” – Här försöker man gå till botten med problemet, och avkräver beställaren/slutanvändaren en beskrivning av underliggande mål, syften, och behov som lett fram till ett förändringsförslag. Detta lämnar öppet för en kreativ dialog mellan beställare och leverantör där bådas expertområden kan mötas för att arbeta fram bästa möjliga lösning, som ger de största nyttorna.

Krav som går att följa upp

Vi på NCP tror naturligtvis att det tredje alternativet ger det absolut bästa slutresultatet. Inte minst därför att det är det enda alternativet som tillåter en meningsfull uppföljning, eftersom man endast kan mäta effekten av en förändring om man i förväg beskrivit vad syfte och önskad nyttoeffekt var. En lösningsorienterad kravställning medger, tyvärr, att man bara kan ”mäta” att man levererat överenskommen produkt eller tjänst. Inte nyttan av den.

Denna princip kan användas i både stora och små sammanhang. Det går alltid att ställa frågan ”Varför?” och därifrån reda ut verkliga behov, skissa på lösningsförslag och analysera konsekvenser. Glömmer man att ställa frågan ”Varför?” är risken stor att man i bästa fall gör saker på rätt sätt, men framför allt att man missar att göra rätt saker.

Vi kallar dessa principer för nyttobaserad utveckling. Det vill vi på NCP hjälpa våra kunder att uppnå!

NCP erbjuder kompetens genom hela kravkedjan

Kravstrategin – fundamentet som alla kan hålla sig i

För att bedriva kravarbete på ett strukturerat sätt bör man upprätta någon form av kravstrategi. Strategin är till för att sätta ramar och riktlinjer för när och hur man ska genomföra kravarbete.
Med en gemensam strategi kan man uppnå fördelar som:

Snabbare uppstart av projekt – man behöver inte uppfinna ”hjulet” i varje nytt projekt. Metoder, verktyg, resursbehov, roller och kvalitetskrav finns redan specificerade i kravstrategin.

Tryggare medarbetare i både projekt och linje – personer som arbetar aktivt med kravhantering kan kontinuerligt utbildas i, och skaffa sig erfarenhet av företagets kravhanteringsprocess – dess metodik, verktyg och uppsamlad erfarenhet.

Personer från linjeorganisationen, som under utvecklingsarbetet får ta rollen som kravställare och granskare, kan snabbt introduceras i sina åtaganden.

Projektansvariga vet direkt hur de ska styra, följa upp och återrapportera kravarbetet i utvecklingsprojekt.

Kontinuitet och återvinning – genom att skapa en förvaltning av dels kravprocessen/metodiken i sig, dels resultatet av genomförda projekt, skapar man förutsättningar för att kontinuerligt förbättra arbetssättet och återvinna verksamhetsmodeller (processer, information, IT-krav etc) för snabbare och säkrare kravarbete.

En kravstrategi kan definiera eller, i det enkla fallet, efterfråga kravstödjande företeelser såsom:

  • Portföljhantering
  • Projektkontor
  • Enterprise architecture
  • Metodstöd

Kravarbetet

Typer av krav – översikt

  • Applikation
  • Verksamhet
  • Affärskrav
  • Processkrav
  • Informationskrav
  • Verktygskrav
  • Resurskrav
  • Funktionella krav
  • Icke-funktionella krav
  • Teknisk plattform
  • Tekniska krav
  • Människa
  • Upp-levelse- krav

Som punkterna ovan visar, finns det en mängd olika typer av krav. Olika typer av krav kommer också från olika målgrupper, som var och en har sina specifika perspektiv på det som ska förändras.

Intressentanalys

Intressentanalysen är därför en viktig utgångspunkt för de flesta kravarbeten. Det är lätt att glömma bort viktiga aspekter på utvecklingsarbetet om man inte vet vilka människor som på något sätt kommer att använda den färdiga produkten. Man behöver veta vad de kan, vad de gör och vilka hjälpmedel de använder. Utifrån detta kan man sedan strukturera kraven så att de blir tydliga och användbara för utveckling, förvaltning och slutanvändare.

Agilt eller traditionellt – vi genomför och stöttar

NCPs konsulter inom krav har alla lång erfarenhet av att arbeta i olika typer av förändringsprojekt, både med traditionell utvecklingsmetodik och med moderna agila metoder. De flesta av våra kravkonsulter är dessutom certifierade Agile/Scrum Masters, och några har även erfarenhet av att agera metodstöd och coach vid införande av agila metoder eller av olika kravhanteringstekniker i allmänhet.

Exempel på arbetsmoment som vi utför, stöttar och faciliterar:

  • Effektkartläggning
  • Processmodellering
  • Begreppsanalys
  • Informations- och datamodellering
  • Workshops för funktionella och icke-funktionella krav
  • Riskanalys
  • Intäkts-/kostnadsanalys
  • Prioritering av krav för utveckling
  • Iterationsplanering

Egenutvecklat eller upphandlat

Vi hanterar också krav beroende på om de ska användas för upphandling eller för egenutveckling. Grundarbetet är detsamma, men det kan finnas skillnader i uttryckssätt, format och presentation. Vid upphandling ingår dessutom ofta någon form av marknadsöversikt där man arbetar med studiebesök hos referensinstallationer, utvärderingskriterier och anpassningsbehov för de egna processerna.